Recrutement : faut-il désormais conserver les candidatures pendant 5 ans ?
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- Catégorie : Guide
- Publié le vendredi 3 avril 2026 15:22
- Écrit par Philippe
La CNIL a jeté un pavé dans la mare !
Pendant longtemps, les professionnels du recrutement ont appliqué une règle simple : conserver les candidatures pendant 2 ans après le dernier contact.
Mais la CNIL, dans son Référentiel de Conservation des données en Ressources humaines - Rubrique Recrutement, a indiqué 5 ans pour les candidatures à un recrutement.
En effet, selon l'article L1134-5 du Code du travail, les actions en matière de discrimination se prescrivent sur 5 ans.
Dans ce contexte, la CNIL recommande d'adapter les durées de conservation des données candidats pour permettre aux entreprises de se défendre en cas de contentieux.
Une question se pose alors : vos pratiques actuelles sont-elles réellement sécurisées, juridiquement parlant ?
2 ans ou 5 ans : de quoi parle-t-on vraiment ?
Il est important de distinguer deux usages :
2 ans : pour conserver des candidatures dans une logique de vivier (avec accord du candidat)
5 ans : pour répondre à un enjeu juridique, notamment en cas d'allégation de discrimination
Autrement dit, il ne s'agit plus seulement de recruter, mais aussi de pouvoir justifier ses décisions a posteriori.
Recruteurs : un risque souvent sous-estimé
Aujourd'hui encore, dans de nombreuses entreprises :
les CV sont dispersés entre les boîtes mails et dossiers partagés
les critères de sélection ne sont pas formalisés
les échanges avec les candidats ne sont pas tracés
les données sont supprimées... ou conservées sans cadre clair
En cas de contestation, il devient alors très difficile de prouver que le processus de recrutement était objectif, équitable et non discriminant.
Ce qu'il faut réellement conserver (et pourquoi)
Pour se prémunir efficacement, il ne suffit pas de stocker des CV.
Les éléments clés à conserver sont :
les candidatures reçues
les critères de sélection utilisés
les comptes rendus d'entretien (factuels)
les échanges avec les candidats
Objectif : être capable de reconstituer et justifier une décision de recrutement plusieurs années après.
Angle RGPD : attention à l'effet inverse
Conserver plus longtemps les données ne doit pas se faire au détriment de la conformité.
Il est indispensable de :
informer les candidats de la durée de conservation
encadrer les accès aux données
mettre en place des règles de suppression ou d'archivage
éviter toute donnée non pertinente ou sensible
Sans cadre clair, conserver 5 ans peut augmenter le risque RGPD au lieu de le réduire.
Ce rappel à l'ordre va faire le bonheur des ATS qui vont s'empresser de vanter les mérites de leurs solutions respectives en matière de RGPD et sécurité juridqiue des recrutements.
Attention l'outil ne fait pas les process. Il s'adapte à votre méthodologie et la digitalise pour vous faire gagner du temps et limiter les risques.